Para reflejar correctamente el know-how necesitarás un documento que sea:
Sencillo y claro
Debe ser entendible por cualquier empleado/a que lo requiera, sin importar su formación o nivel cultural. Por ello, lo ideal es que sea redactado por alguien con buenas capacidades comunicativas o que sea consensuado por el equipo de trabajo.
Breve
Debe aportar la información que necesita un empleado/a, pero nunca los datos que no precisen. En caso contrario, el/a usuario/a estaría perdiendo tiempo al consultarlo y no cumpliría con su función.
Exacto
No debe haber cabida a los malentendidos o las ambigüedades ni incluir más pasos de los necesarios. Tampoco debe redactarse con términos que no se ajusten a la realidad, sobre todo si trata temas técnicos.
Accesible
Como se comentó en el epígrafe anterior, cualquiera que necesite el documento debe poder encontrarlo en cuestión de segundos para poder realizar la tarea que tiene que hacer lo más rápido posible.
Dinámico
Si la manera de realizar una tarea o procedimiento cambia, el documento que lo refleja debe ser actualizado inmediatamente.
Si lo analizas, para que cumpla con todos los requisitos, todos los documentos de un know-how deberían estar almacenados digitalmente y con una versión modificable para poder actualizarlos en cuanto sea necesario.
Por todo esto, los mapas mentales digitales resultarán especialmente útiles para exponer un know-how que ayude a cualquier miembro del equipo a enfrentarse a una situación complicada.