Un workflow o flujo de trabajo es el documento que refleja el resultado de la fase de secuenciación, es decir, que plasma el orden en el que se van a realizar las subtareas.
Por lo tanto, un workflow es un tipo de documento de know-how que, además de explicar cómo se debe realizar una tarea, especifica meticulosamente el proceso para saber qué actividades se deben llevar a cabo primero y cuáles, después.
Fíjate en que un workflow refleja el orden adecuado para ejecutar las subtareas que, unidas, conforman una tarea. Es decir, dentro de un proyecto habrá varias tareas y, por lo tanto, un workflow no plasma el proyecto completo, sino solo una parte de él.
Debes tener en cuenta los siguientes aspectos a la hora de elaborar un workflow:
En ocasiones, una secuenciación sólo será útil una vez en un proyecto en particular. En este caso, bastará con que los/as participantes anoten el orden de las tareas a realizar.
Un workflow es un tipo de know-how particular porque nos ayuda a "mecanizar" las subtareas, es decir, a poder realizarlas sin casi pensar, al aportarnos una correlación definida.
Por esta razón es por lo que resultan tan beneficiosos, ya que nos permitirán acelerar la consecución de una tarea, ahorrándonos tiempo y dificultades, y nos harán sentir cómodos y actuar con total seguridad.
Un buen ejemplo de workflow es el mapa mental circular que viste en la unidad anterior y que reflejaba una secuencia de acciones que había que realizar en el sentido de las agujas del reloj.
También sería un workflow el mapa mental lineal y visual que ilustraba la rutina que debía seguir un niño al levantarse. Pero, como aprendiste en ese apartado, los procesos raramente son lineales.
Aunque en los ejemplo anteriores los mapas mentales no contaban con tener con la posibilidad de tener que elegir según las circunstancias, es muy habitual que un workflow incluya opciones distintas para casos particulares.
Como parte del know-how, los mapas mentales de workflows serán realizados de manera digital y en formato modificable.
Una vez resuelta la pregunta de cómo y en qué orden se van a realizar las subtareas, queda una cuestión vital por contestar: ¿quién/es va/van a realizar cada subtarea? Esto lo vamos a ver en el siguiente epígrafe.