Cualquier proyecto genera una gran cantidad de documentos que deben ser gestionados y archivados de la manera correcta
Para mejorar la productividad y no perder el tiempo en búsquedas eternas, el equipo debe tener claro cómo debe registrar y archivar todos estos valiosos recursos, ya sea porque se han consensuado las medidas adecuadas, ya sea porque se cuentan con unas normas impuestas. De cualquier manera, las instrucciones deben ser claras y precisas.
Algunos consejos útiles para una buena gestión documental son:
Todos los documentos deben ser descritos de forma adecuada ateniendo a su contenido, su origen, su naturaleza y cualquier otro criterio que se considere necesario.
La descripción debe seguir el mismo orden en todos los documentos. Por ejemplo, en las bibliotecas se describen los libros poniendo primero el título, luego el autor, el número de edición, etc.
Se deben escoger a priori cuáles serán los tipos en los que se dividirán los documentos. Volviendo al ejemplo de las bibiliotecas, estas cuentan con clases principales: generalidades, filosofía, lingüística, etc.
Esta actividad será vital para la tarea de recuperación de documentos y consistirá en un registro en el que estarán reflejados todos los documentos, así como su ubicación.
Por todo ello, sería buena idea realizar un mapa mental que ayude a todos/as a saber cómo deben registrar y archivar los documentos. Cada miembro podrá elaborar el suyo propio/a analógicamente para que le ayude a entender y memorizar el proceso.