Las reuniones son muy frecuentes en el trabajo colaborativo, sobre todo teniendo en cuenta que el liderazgo es compartido. Los mapas mentales te van a ayudar a que tus reuniones sean más productivas, más dinámicas y de menor duración.
Toda reunión se divide en tres fases:
Preparación
En la fase de preparación se deben determinar los temas a tratar (orden del día), los/as asistentes (en ocasiones no es necesario que acudan todos los/as miembros de un equipo), el carácter de la reunión (si es urgente o no, formal, informativa, etc.), la fecha y el lugar, etc.
Todas las personas que deben acudir a la reunión deberían saber toda esta información con la suficiente antelación para poder prepararse adecuadamente y planificar sus intervenciones si las hubiera.
La reunión
En la reunión propiamente dicha habrá participantes que tengan que exponer ideas, proyectos, propuestas, etc. y otros/as que solamente sean informados/as.
En el caso de los/as primeros/as, deberían preparar una presentación clara y sencilla que ayude a los/as demás a entender lo que exponen mientras que sería positivo que el resto de los participantes tomen nota de los aspectos más importantes que se traten en la reunión, tanto para poder participar cuando les llegue el turno de palabra como para poder consultarlos en el futuro.
Conclusiones
Aunque se suele terminar las reuniones haciendo un resumen de las conclusiones, a veces surgen dudas más adelante o alguien olvida algún aspecto acordado en la reunión. Por eso, ayuda que cada participante guarde las notas que haya tomado.
También, es muy conveniente que algún miembro del equipo transmita esta información a todas las personas que se vayan a ver afectadas por las decisiones tomadas, hayan o no participado en la reunión, redactando y enviando un acta de la misma.